記錄稽核指的是對已經完成的記錄做一次獨立核對。它的目的不是評價結果好壞，而是確認記錄是否真實、完整。以下用四張表說明程序。
一、稽核要做到甚麼
稽核要回答三個問題：有沒有漏、有沒有錯、有沒有改。這三項涵蓋了記錄可靠性的主要來源。
| 稽核目標 | 要問的問題 | 檢查方式 |
|---|---|---|
| 完整性 | 有沒有漏 | 核對筆數與連貫性 |
| 準確性 | 有沒有錯 | 抽樣重核 |
| 真實性 | 有沒有改 | 比對原始與現存 |
| 稽核原則 | 說明 | 原因 |
|---|---|---|
| 以原始為準 | 不以後來版本覆蓋 | 保留可追溯性 |
| 抽樣進行 | 不逐筆重做 | 兼顧效率 |
| 留痕 | 記錄核對過程 | 可重複驗證 |
檢查清單的做法可看記錄檢查清單。
二、三種常用方法
三種方法各有適用場景，實務上常組合使用。
| 方法 | 做法 | 適用 |
|---|---|---|
| 筆數核對 | 檢查序號是否連續 | 快速找缺口 |
| 抽樣重核 | 抽取若干段重算 | 驗證準確性 |
| 交叉比對 | 與另一份紀錄對照 | 發現不一致 |
| 方法 | 優點 | 限制 |
|---|---|---|
| 筆數核對 | 快速 | 不檢查內容 |
| 抽樣重核 | 具代表性 | 需足夠樣本 |
| 交叉比對 | 可發現系統性差異 | 需有第二來源 |
欄位與格式的準備可看記錄欄位怎麼設。
三、核對項目
除了筆數，還需要核對欄位填寫的一致性，例如單位是否統一、標註是否符合約定。
| 核對項目 | 判斷標準 | 處理方式 |
|---|---|---|
| 序號連續 | 無跳號 | 標註缺口 |
| 單位一致 | 同一基準 | 修正並記錄 |
| 標註齊全 | 缺口已標 | 補標 |
| 無事後修改 | 與原始一致 | 還原或註明 |
常見的錯誤類型可看記錄常犯的錯。
四、發現問題後怎麼處理
原則是不掩蓋。修正時要留下痕跡，說明改了甚麼、為甚麼改，讓日後的核對可以追溯。
| 問題類型 | 處理 | 痕跡 |
|---|---|---|
| 漏記 | 標註缺口 | 註明時段 |
| 填錯 | 更正並註明 | 保留原值 |
| 格式不一 | 統一並記錄 | 註明調整範圍 |
| 處理原則 | 說明 | 好處 |
|---|---|---|
| 不刪除 | 保留原紀錄 | 可追溯 |
| 不覆蓋 | 新增更正標記 | 可比較 |
| 說清楚 | 寫明原因 | 可重複驗證 |
稽核不需要每天做。可以按固定週期進行，例如每週一次或每完成一段記錄之後進行一次。週期固定的好處是能夠形成習慣，也方便比較不同時期的稽核結果。
稽核的結果同樣應該留痕。即使結論是「沒有發現問題」，也值得記下一筆，因為這代表這一段記錄確實被檢查過，而不是被跳過。
稽核也可以只針對某一段進行。例如懷疑某幾天的記錄有遺漏時，集中檢查那一段即可，不必每次都重做全部核對。
稽核的結果不需要評價好壞，只需要陳述事實：哪一段完整、哪一段有缺口、哪一處曾經修改。事實陳述比結論更有用，因為它可以被反覆核對。
整體次序可看知識地圖。