如果記錄做了幾個月，一次遺失就全部歸零。備份不是可選項，而是記錄工作的一部分。本頁說明幾個簡單但有效的做法。
一、備份的基本原則
有三個要點：一是定期導出，不要只在雲端保存；二是分開存放，不要把備份和原檔放在同一個地方；三是保留多個時間點，而不是只留最新一份。
這樣做的好處是，即使某一處損壞或誤刪，仍能從另一處恢復。相關導出方法見記錄數據怎麼導出。
二、檔案命名規範
| 做法 | 示例思路 | 好處 |
|---|---|---|
| 包含日期 | 以年月日開頭 | 排序即時間序 |
| 包含範圍 | 標明起始與結束 | 一眼看出覆蓋範圍 |
| 固定格式 | 統一用同一種寫法 | 避免混淆與重複 |
命名的重要性在於可讀與可排序。一份命名混亂的文件，半年後連自己都看不懂覆蓋了哪段時間。
三、多長時間備份一次
沒有通用答案，取決於記錄頻率與可承受的損失量。一般原則是：記錄越密集，備份越頻繁；至少做到每次完整記錄結束後導出一次。
備份本身也要驗證。定期確認備份可以開啟、內容完整，才算真的備份成功。相關說明見記錄準確性怎麼自檢。
四、常見誤解
誤解一：放在雲端就不用備份
雲端帳號也可能被誤刪或無法存取。分開存放是基本要求。
誤解二：備份越頻繁越好
頻率要看需求。過度頻繁會增加負擔，反而容易放棄執行。
誤解三：只留最新一份就夠
不夠。保留多個時間點，才能在發現錯誤時回溯。
一個實用的做法是「三處原則」：原檔一處、本機備份一處、另一處獨立存放。三處同時損壞的機率很低，足以應付常見意外。
命名上建議把日期放在最前面，例如以年月日起頭，後面接覆蓋範圍。這樣在檔案清單裡按名稱排序，就等於按時間排序。
備份之後，建議記下最後一次備份的日期。若發現距上次備份已經很久，就該補一次，避免損失窗口過大。
另一個常被忽略的點是備份的可讀性。若備份採用特殊格式，日後可能因為軟件版本問題而無法開啟，因此在格式上宜選通用性高的種類。
最後，建議把「備份」列入固定的記錄流程，例如每次記錄結束後順手導出一份，久而久之就形成習慣。
最後補充：備份的價值在需要時才體現。平常看起來多餘的動作，一旦發生遺失，就是能不能救回全部記錄的差別。因此把它當成記錄流程的一部分，而不是額外負擔。
想了解試算表記錄，可看用 Google Sheets 記錄。